Canada - ENLes qualités nécessaires en administration ont d’ores et déjà fait l’objet de nombreux livres et articles. Mais ceux-ci s’adressent le plus souvent aux personnes qui exercent des fonctions administratives. Le présent Bulletin mensuel tente, au contraire, de montrer qu’il faut développer chez soi, quotidiennement et dans son emploi actuel, les qualités requises pour se préparer à occuper le poste administratif auquel on aspire, qu’il s’agisse d’administrer une fabrique, un bureau, un magasin, une école ou un foyer.
Il est peut-être moins facile qu’autrefois d’obtenir de l’avancement, mais les progrès et l’amélioration de l’instruction nous aident à soutenir la concurrence. On peut dire avec raison cependant qu’il faut un peu plus que la recette de succès des récits d’Horatio Alger, où l’on voit un héros pauvre mais honorable débuter dans la vie comme cireur ou camelot, surmonter des obstacles infranchissables et atteindre l’apogée de la réussite. Mais il reste certains principes essentiels auxquels les révolutions mécanique, sociale ou économique n’ont rien changé.
Pour être un bon administrateur, il n’est pas indispensable d’être fort instruit, mais il faut du bon sens, une intelligence pénétrante, du jugement, du caractère et de l’énergie. Quel que soit le poste où vous parveniez, vous devez accueillir avec plaisir l’occasion de lutter contre les difficultés qu’impose la solution des problèmes. Votre situation vous appartient comme la coupe-challenge au champion.
Le mot « administrateur » est un terme polyvalent. Il désigne des hommes et des femmes affectés à une multitude d’emplois consultatifs et de direction, mais il suppose toujours des qualités de chef. Si vous n’êtes pas un chef-né, à qui les autres font confiance et obéissent instinctivement, il s’agit pour vous de commencer dès maintenant à réunir les conditions nécessaires pour accéder à cette qualité.
La voie qui mène au rang d’administrateur ressemble beaucoup au sentier difficile que suit, dans les forces armées, la recrue désireuse d’obtenir ses galons de sergent. Il lui faut s’acquitter d’humbles tâches ; distinguer son pied gauche de son pied droit ; être au lieu voulu au moment fixé ; savoir démonter et remonter un fusil ; s’accorder avec une multitude d’autres militaires, y compris des sergents ; apprendre à aider et à accepter l’aide des autres ; se maintenir en bonne santé ; faire taire son mécontentement ; développer ses aptitudes ; mépriser la faiblesse ; s’habituer à exécuter les ordres par obéissance ; apprendre à commander en se laissant conduire par les autres.
Cet apprentissage est nécessaire si vous voulez vous épargner le malheur de vous trouver dans un poste de direction uniquement parce que vous avez le physique de l’emploi. La mine compte peu devant la rude tâche de la négociation des relations de travail, la difficile solution d’une crise de production, la lutte sans fin pour que l’état financier annuel demeure bénéficiaire.
L’ambition
Les difficultés ne sont pas un obstacle à l’avancement, mais une voie d’accès sûre aux occasions favorables pour qui a de l’ambition. Elles éliminent les amateurs, les têtes brûlées et les inaptes. Le jeune homme désireux de progresser a besoin de lest pour assurer la stabilité de sa barque, mais il lui faut avant tout un grand mât et une voile.
L’un des principaux éléments du succès consiste à avoir un but bien arrêté. Toute la systématisation chronométrique du monde demeurera vaine si l’on n’a pas l’esprit enflammé d’aspirations. Et celles-ci ne doivent pas se limiter au désir du pouvoir, mais se fonder sur la volonté d’améliorer son bureau ou son service, d’assurer l’élaboration et la réalisation des opérations fructueuses.
La fierté du travail accompli dans votre emploi actuel est un puissant stimulant. Voilà une chose à laquelle vous accrocher quand les autres mobiles font défaut ou se révèlent insuffisants. Si vous pouvez apprendre à vivre provisoirement sans les symboles du standing et à vous appuyer sur la qualité de votre valeur authentique, vous aurez écarter un obstacle où achoppent bien des hommes.
À l’exemple de l’empereur Hadrien, que votre prestige vienne de vous, qu’il soit inséparable de votre personne et directement mesurable en fonction de votre oeuvre. Les symboles sociaux viendront avec le temps, mais ils seront à vos yeux le témoignage de la valeur intérieure acquise par votre effort à vous réaliser le mieux possible.
Tracez-vous un programme de perfectionnement et suivez-le. Inspirez-vous de l’exemple des hommes qui ont fait leur chemin et méditez sur les traits saillants qui ont contribué à leur succès. Samuel Best, entre autres, originaire de Maitland, en Nouvelle-Écosse, dut travailler pour payer ses études. Après avoir obtenu son diplôme du Massachusetts College of Pharmacy, il entra à la Société Cuticura, dont il devint président. Goethe, dit-on, étudia tout d’abord le droit à contrecoeur. Il occupe, pendant trente ans, des postes de plus en plus importants dans les services de l’État, puis il est nommé directeur du théâtre de Weimar. En plus, il aborde la recherche scientifique et la littérature. Dans la première, il fera d’importantes découvertes au sujet de la vie des plantes et des animaux, et il élaborera une nouvelle théorie de la nature de la lumière ; dans la seconde, il enrichira le patrimoine universel de dix grandes oeuvres et d’un grand nombre de poèmes lyriques, de ballades et de chansons d’une grande beauté.
Ces deux hommes firent preuve de sens de l’orientation. Les chances de tomber sur le succès par hasard sont si faibles qu’il ne faut pas y compter.
Quiconque désire devenir administrateur commencera par profiter des possibilités qu’il a sous la main. En tant qu’employé il participe au succès de l’entreprise pour laquelle il travaille. Son initiation à la carrière de l’administration débutera le jour où il s’imprégnera des faits qui ont trait à ses fonctions et à l’emploi administratif qu’il a en vue.
Pour être administrateur, il faut étudier le métier d’administrateur, en apprendre les enseignements et en affronter les épreuves. Ne vous imposez pas de limites étroites. Puisez à plusieurs disciplines : psychologie, philosophie, génie, physique, chimie, mathématiques, écologie, médecine, économie. Quelle que soit votre spécialité, toutes ces branches du savoir peuvent vous aider à régler avec sagesse les situations administratives.
Apprenez à changer de point de vue d’année en année, à suivre l’évolution du savoir et des idées. Si un architecte de la Grèce ancienne, accoutumé à admirer les lignes du Parthénon, examinait la Place Ville Marie il n’y verrait que difformité, tandis que John Ruskin, du dix-neuvième siècle, la considérerait comme nue et sans ornement, et la qualifierait de « burlesque architectural ». Comme l’architecture d’aujourd’hui, les affaires d’aujourd’hui obéissent à des règles et à des normes nouvelles.
Soyez des professionnels
Dès qu’un homme s’embarque dans l’administration, il doit s’efforcer d’acquérir les qualités d’un professionnel. Voici à quoi se reconnaît le professionnel : il n’admet pas la médiocrité ; il continue à étudier afin de maintenir son action à la page ; il accepte les règles déontologiques du jeu ; il recherche sans cesse de meilleures méthodes de faire les choses ; il cherche des occasions de développer et de déployer ses talents ; il a l’esprit ouvert, et il est loyal dans ses rapports avec les autres.
Si le professionnel ne peut être juge infaillible de tout ce qui est bon, il a des notions assez sûres de ce qui est mauvais : tout ce qui est camelote, tout ce qui est imitation prétentieuse, tout ce qui est idée de seconde main, tout ce qui est astuce et tout ce qui est ornement inutile. Il a une échelle des valeurs.
Visez à devenir professionnel du métier que vous exercez. Cela exige de le connaître à fond. On peut apprendre beaucoup de choses dans les livres et en suivant de bons cours, mais personne n’a le droit de se dire professionnel avant d’être passé par l’école de l’expérience, même s’il s’agit d’une expérience à petite échelle.
Il faut pour cela de la discipline personnelle. Le refus de s’imposer des sacrifices pour son métier empêche bien des hommes de progresser. Comme le dit Brutus dans Jules César : « Il est des temps où les hommes deviennent les maîtres de leurs destins. Et si nous sommes esclaves, la faute, cher Brutus, n’en est pas dans nos étoiles, elle est en nous-mêmes. »
L’administrateur est un homme qui doit se fier à son jugement. Un professionnel n’a pas à demander conseil avant de faire quelque chose d’important et ne s’appuie pas sur son patron. La plénitude des possibilités d’un homme est à la mesure de sa confiance en lui-même.
La confiance en soi n’est pas une qualité unique, mais la réunion de plusieurs qualités : la stabilité émotive, la volonté de faire face aux réalités et d’assumer des responsabilités, l’art de prendre des décisions et le courage d’en subir les conséquences, l’habitude de compter sur ses ressources et sa compétence, et le dynamisme de l’initiative.
Analyser la situation
La règle infaillible pour penser avec clarté dans n’importe quel emploi qu’est l’analyse de la situation se traduira par de sages décisions en administration. Un problème ne prend forme que s’il est exprimé, et s’il est sans forme il n’a pas encore atteint le stade où il est possible de le résoudre.
Dans toute situation critique, si grave ou si bénigne soit-elle, mettez toutes les cartes sur la table et explorez le terrain en entier. Ne prenez rien pour avéré si vous pouvez contrôler. Les étudiants en biologie commencent par examiner une plante ou un animal ; puis ils le dissèquent, ils en divisent les parties pour les étudier, pour voir comment la créature vivante était organisée et comment elle fonctionnait. Ce n’est qu’ensuite qu’il y a profit à revenir à la plante ou à l’animal entier pour le considérer de nouveau à la lumière des connaissances ainsi acquises.
Des idées et des notions qui paraissent absolument chaotiques lorsqu’elles tournoient et s’entrechoquent dans notre esprit deviennent claires et se répartissent en orbites et en systèmes quand on les couche ou qu’on les esquisse sur le papier. Le fait même de prendre la plume est un impératif auquel l’intelligence la plus vagabonde ne résiste guère.
Il peut sembler fastidieux de noter les progrès accomplis, mais il en est ainsi de bien d’autres choses qu’il faut faire pour se préparer à remplir un poste administratif. Un jeune homme ambitieux ne saurait être satisfait tant que sa comptabilité personnelle ne le tient pas informé de ses gains et de ses pertes.
Acquérir de l’expérience
Acquérez de l’expérience là où vous êtes et efforcez-vous de profiter en outre de celle qui s’offre à la périphérie de votre métier.
Heureusement pour nous, nous n’avons pas à nous limiter à notre expérience personnelle. Ce serait une bien morne perspective si chaque enfant qui vient au monde devait apprendre par expérience que le feu brûle, que l’on n’attaque pas un lion avec ses seules mains, etc.
L’homme qui ne s’en remet qu’à son expérience a relativement peu de matériaux avec lesquels travailler. Le but des publications spécialisées, des manuels et des biographies est précisément de nous communiquer la connaissance des techniques et des pratiques utilisées avec succès par les autres.
Les directeurs de service doivent normalement approfondir leurs spécialités, mais dans un monde en mutation rapide la polyvalence est un avantage inappréciable. Une spécialisation trop hâtive est parfois une entrave. Au lieu de concentrer votre attention sur plusieurs aspects d’un même sujet, renseignez-vous sur quelques aspects importants de plusieurs sujets. Pour être administrateur il faut des connaissances et une intelligence de grande envergure.
Le savoir et le tour de main ne sont pas les seules exigences de l’administration. L’administrateur est plutôt un rêveur pratique qu’une machine parfaite. Il doit innover, penser de façon créatrice.
On peut apprendre quelque chose dans l’emploi le plus modeste. Si vous êtes un animateur inventif dans votre place actuelle vous avez l’étoffe d’un meneur et d’un créateur dans un poste de direction.
Être créateur, c’est trouver des moyens d’améliorer son emploi et le rôle que l’on y joue. Cela vous amènera à pousser des pointes au-delà de votre travail quotidien. Vous imaginerez un problème qui pourrait se poser dans votre travail ou dans celui de votre patron et vous tenterez de le résoudre. Cet exercice vaut infiniment mieux que de trouver à redire et signaler les difficultés.
La pauvreté la plus avilissante chez un être humain, le plus grand obstacle à vaincre pour obtenir de l’avancement, c’est la pauvreté de l’imagination. Soulever des questions nouvelles, des possibilités nouvelles, exige de l’imagination créatrice et marque un progrès réel. Ne craignez pas de laisser votre esprit suivre les élans de l’imagination. C’est la condition indispensable de l’activité administrative.
La clarté de la communication
Celui qui aspire à atteindre le palier de l’administration doit – et c’est un devoir impérieux – développer son habileté à communiquer, c’est-à-dire à parler et à écrire avec aisance, clarté et à propos, et à écouter avec une parfaite attention.
Dans son roman À l’assaut de la pyramide sociale, Vance Packard parle d’un groupe d’étudiants de dernière année qui sont sur le point d’aller faire un stage en administration dans des entreprises. Tous les forts en vocabulaire pendant leurs études universitaires deviennent des cadres en moins de cinq ans, alors qu’aucun des plus faibles en vocabulaire ne parvient à ce niveau.
La défectuosité des communications est pour beaucoup dans la confusion qui règne dans certains bureaux et certaines usines. Ce n’est pas communiquer que de se contenter de dire une chose de façon qu’on l’entende. Il faut adapter son langage et la profondeur de sa pensée à l’appareil de réception des auditeurs.
Vous avez le devoir de vous exprimer intelligiblement. S’il vous faut les raisons, les voici : 1° Par souci d’efficacité : si les gens ne comprennent pas où vous voulez en venir, ils ne peuvent réagir selon vos désirs. 2° Par courtoisie : il ne vous est pas permis de parler en termes si obscurs ou d’une voix si basse qu’il faut faire de grands efforts pour deviner ce que vous voulez dire. 3° Pour votre satisfaction personnelle : si vous vous exprimez d’un ton ou en termes voilés, vos instructions – et même vos plaisanteries – tomberont à plat, ce qui est toujours déconcertant.
Ne vous y trompez pas : toute communication de la part d’un administrateur a un double effet : elle transmet des idées et elle éveille des impressions. Il faut tenir compte des sentiments, des besoins et des mobiles du lecteur comme de son degré d’instruction.
Il est important de savoir écouter. En écoutant nous contribuons à éliminer les malentendus, les discussions et les conflits. Nous faisons appel aussi, à notre avantage, à l’expérience et à l’opinion des autres.
Les bonnes communications font partie de la coopération. Chacun doit s’exercer à voler de ses propres ailes, mais il faut se garder de faire de l’indépendance une obsession. La coopération au sein de votre groupe, de votre bureau, de votre atelier est essentielle à votre survie comme administrateur et au succès de votre entreprise.
Trois grandes qualités
L’administrateur ambitieux aura intérêt à s’exercer à la patience, à la modestie et à la joie de travailler.
L’impatience peut ébrécher les meilleurs plans. Plutarque, auteur d’une biographie monumentale consacrée à vingt-trois grands hommes de la Grèce et à vingt-trois de Rome, affirme qu’il « semble hors de doute que Brutus aurait pu être le premier dans l’Empire, s’il avait eu la patience de s’éclipser quelque temps devant César. »
La patience en affaires suppose que l’on est assez adulte pour assister à la mise en pièces de ses suggestions par un comité sans se laisser démonter ; que l’on est capable d’attendre qu’une idée qui nous paraît claire trouve prise dans l’esprit d’un supérieur ; que l’on est prêt à revenir à un plan rejeté pour voir ce qui peut être récupéré, modifié ou revivifié ; que l’on écoute sans irritation apparente un collègue dont les interventions dans la discussion sont vagues et incohérentes.
Pour ce qui est de la modestie, n’appuyez jamais sur votre avancement. Un homme peut gâcher son avenir en faisant de l’esbrouffe dès qu’il obtient un peu d’autorité. Complaisez-vous dans l’action véritable plutôt que dans la domination, et ne tentez pas de prendre les bouchées trop grosses. Lord Beaverbrook disait aux jeunes : « Cette règle est la plus importante de toutes. Beaucoup de jeunes gens de grande espérance ont échoué pour avoir négligé ce principe élémentaire. »
L’administrateur doit être un réalisateur et un travailleur. Les possibilités qu’il discerne dans le silence de son bureau n’ont de sens que si elles sont concrétisées par son activité. Un homme peut avoir du talent et des connaissances ainsi que le désir de se perfectionner, mais tout cela est vain s’il manque d’énergie.
Avoir l’esprit ouvert
L’administrateur doit non seulement pratiquer le principe de la porte ouverte, mais aussi ne pas avoir d’idées préconçues. Ce n’est pas là une qualité qui nous tombe du ciel le jour de notre promotion ; il faut s’appliquer à l’acquérir dès maintenant.
Être réceptif aux opinions et aux idées des autres n’équivaut pas à se montrer conciliant sur les choses importantes. La tolérance sait distinguer entre ce qui est essentiel et ce qui ne l’est pas. Elle nous permet de déployer nos connaissances sur de vastes secteurs de la vie et de parvenir ainsi à mieux comprendre le petit domaine où s’exerce notre activité.
L’homme qui a des responsabilités administratives ne doit pas se laisser distraire par les à-côtés, si intéressants soient-ils à ses yeux. C’est là une qualité à développer au cours de sa carrière, afin de ne pas se laisser écarter de sa route par des choses qui ne comptent pas dans ses projets.
Beaucoup de ceux qui réussissent aujourd’hui dans le monde des affaires ou de la technique sont des hommes qui ont su exploiter à fond des capacités n’excédant pas la moyenne en tenant les yeux fixés sur leur objectif. Ils ne se sont pas surchargés de bagages ; ils n’ont pas laissé l’avancement et le succès élaborer des tissus adipeux autour de leur ambition.
Ces hommes ont eu l’audace de se servir de leur imagination. L’être humain ne serait jamais parvenu à marcher droit s’il n’avait briser les contraintes de l’habitude en tentant une expérience inédite. Il faut avoir le cran de se tenir seul sur ses deux pieds. Celui qui ne veut rien entreprendre sans avoir la certitude du succès n’a pas les qualités d’un chef.
Être philosophe
Une ambition exclusive ne doit pas vous rendre insensible à la couleur, au parfum, à la poésie, à la passion et à l’infinie variété de la vie. Même les administrateurs les plus pratiques ont besoin de la philosophie, d’arts, de littérature et de morale pour demeurer humains.
La philosophie n’est pas un divertissement académique. Elle s’emploie à pénétrer jusqu’au principe et au sens profond des choses, ce qui est d’une extrême importance pour l’administrateur. La philosophie nous apprend comment discerner la vérité du mensonge, les faits des opinions, le toc de la réalité, le beau du clinquant. Elle nous fournit les critères nécessaires pour user de la vie de façon à trouver la paix de l’âme et le moyen de réaliser nous-même notre idéal dans l’existence.
La maturité d’esprit
C’est la maturité émotive d’un homme qui lui permet de travailler efficacement avec ses semblables. Aucun honneur ne vous est dû parce que vous comptez plus d’années de vie qu’un autre ; vous n’y êtes pour rien. Mais la maturité de pensée est une chose dont vous avez raison de vous enorgueillir parce que vous vous êtes appliqué à l’acquérir et à la développer. La maturité est un état d’esprit, et non pas une date sur un calendrier.
L’un des signes de la maturité est de savoir douter. Il y avait, dit-on, dans la région de Musquodoboit, en Nouvelle-Écosse, un chasseur. Un jour, ce chasseur tira sur un orignal. Il posa son fusil contre un arbre et s’avança d’un pas ferme vers l’animal abattu. Mais l’orignal, simplement étourdi, se redressa soudain et fonça sur lui.
La valeur d’un administrateur se mesure uniquement à son efficacité réelle. Comme employé vous attaquez une tâche à la fois et vous traitez un problème à la fois. En tant qu’administrateur vous serez au point de rencontre de tâches et de problèmes multiples.
Certaines des précautions que prend l’administrateur en entreprenant un travail ressemblent à celles dont s’entourent le commandant militaire : ne pas se lancer sans réserve dans une entreprise ; s’assurer une base sûre, afin d’avoir un solide point fixe autour duquel manoeuvrer ; évaluer honnêtement ses forces et ne pas trop miser sur la stupidité de l’adversaire.
En cherchant à accéder au rang d’administrateur, vous connaîtrez une vie remplie d’activité, de réflexion, d’aspiration, de mouvement et de trépidation. Vous deviendrez conscient des problèmes, débordant d’idées, souple dans le choix des moyens et toujours avide de réalisations.
Il n’est pas donné à tous les hommes d’avoir les qualités éminentes qu’il faut pour atteindre le sommet de la pyramide administrative. Mais tout le monde peut s’élever à un poste où il sera en mesure de faire valoir tous ses talents. Le sentier à suivre n’est jamais une série ininterrompue de succès. Il y aura des déceptions et des revers qu’il faudra surmonter avec un courage inébranlable.
Tout compte fait, le moyen de réussir nous est assez clairement indiqué par la réplique de ce petit garçon à qui on demandait comment il avait appris à patiner : « Mais, dit-il, en me relevant chaque fois que je tombais. »