Canada - ENIl serait ridicule, à notre époque, de demander à chacun de se souvenir de tout ce qu’il a à faire, de se rappeler ce que l’on a dit, l’autre semaine, dans une conférence, de ne pas oublier ses rendez-vous et ses invitations, de savoir par coeur les réponses à toutes les questions qui surgissent dans les affaires, au foyer et dans le milieu social.
La règle de « noter par écrit » n’est ni une rengaine ni une insanité, mais une nécessité essentielle pour tout le monde. Elle est indispensable pour réussir dans la vie et trouver la sérénité.
Il ne se passe pas d’heure dans une entreprise commerciale sans qu’il y ait quelque part un employé qui écoute ou donne des instructions, qui accorde ou subit une entrevue, qui travaille à résoudre un problème ou qui recherche des renseignements. Quelle satisfaction que d’avoir des notes pour pouvoir se remémorer avec certitude et trouver facilement le renseignement voulu ! Il est aisé de résoudre un problème quand on a toutes les données sous les yeux.
Nous aimons à avoir les choses par écrit. Le médecin et le dentiste nous rappellent sur un bout de papier le jour, la date et l’heure de notre rendez-vous. Les journaux confirment ce que nous ont appris la radio, la télévision ou une conférence. Le compte rendu écrit nous donne le temps de réfléchir aux questions, d’examiner la valeur de ce qu’on a dit, d’apprécier les paroles en fonction de notre jugement personnel.
De la période glaciaire à l’ère atomique
Les hommes d’autrefois n’avaient ni fichiers, ni chemises, ni cahiers, ni crayons. Pourtant, ils notaient leurs faits et gestes, leurs contrats, leurs engagements et les maillons de la chaîne de leur vie.
On a retrouvé dans les Pyrénées françaises des peintures faites sur les murs des cavernes, il y a vingt mille ans, par des hommes de l’âge de pierre cherchant à survivre à la dernière période glaciaire. Les archéologues ont découvert dans la Ninive d’il y a trois mille ans des tablettes d’argiles revêtues de caractères cunéiformes relatant les opérations commerciales et les affaires quotidiennes du temps. Dans la vallée de la rivière Milk, en Alberta, des signes pictographiques gravés sur une falaise gréseuse représentent des scènes de chasse et de guerre. Ce sont là autant de notes prises par des gens qui regardaient ce qui se passait autour d’eux et qui l’ont consigné par écrit.
Nos techniques évoluées de rédaction, de dactylographie, de télétypie, d’imprimerie et de photographie nous incitent à mettre noir sur blanc les idées et les opérations les plus complexes. Nous savons que ce que nous couchons sur le papier il nous est possible de l’étudier attentivement, de le peser et de le conserver.
Winston Churchill affirmait : « Je suis un ardent partisan de la conduite des affaires officielles par voie écrite. » Le 19 juillet 1940, il adressait la note suivante au Chef du grand état-major impérial : « Qu’il soit très clairement entendu que toutes les directives dont je suis l’auteur doivent être transmises par écrit ou être confirmées sans délai par écrit, et que je décline toute responsabilité en ce qui concerne les questions relatives à la défense nationale sur lesquelles j’aurais rendu des décisions, si celles-ci ne sont pas consignées par écrit. »
Les notes héritées du passé servent de lignes directrices à l’action du temps présent. Elles sont importantes et pour assurer la fidélité du souvenir et pour nous aider à bien poursuivre la tâche.
L’habitude de prendre des notes favorise l’invention et l’initiative. « Il se perd, dit Alex Osborn, pour des millions de dollars d’idées précieuses faute d’un bout de crayon et d’un morceau de papier. »
Concurrence de l’écrit et de la parole
Chaque mode de communication a sa place, et il convient de ne pas en exagérer l’importance relative.
Dans beaucoup de circonstances de la vie des affaires et de la vie privée, l’entrevue est la forme de communication la plus satisfaisante. C’est un moyen rapide, agréable et efficace. La discussion en groupe se prête aux échanges de vues, à l’examen des idées et à la mise au point des doctrines. La conversation permet à une personne d’agir sur la pensée d’une autre par la force de sa personnalité.
Cela étant admis, il reste à examiner certains des traquenards et des difficultés auxquels on s’expose en omettant de coucher par écrit ce qui a été dit. Quel que soit le soin que vous preniez pour être clair en prononçant une conférence, le danger d’être mal compris subsiste toujours. Que vos mots soient justes et vos phrases limpides comme l’eau de roche, il se peut que le sens de vos paroles ne soit pas transmis avec exactitude.
Les notes prises au sujet d’une conversation qui n’a pas été communiquée par écrit à son destinataire ne constituent pas de soi une preuve juridique déterminante, mais elles contribuent pour beaucoup à établir ce que le locuteur avait dans l’idée au moment en question.
À force de s’en remettre à sa mémoire on finit par surcharger son esprit de banalités qui obnubilent les choses importantes.
Dans son livre The Stress of Life, l’éminent homme de science Hans Selye écrit : « Il n’y a pas de limite à ce dont on peut se bourrer la mémoire ; et l’effort que l’on fait pour se rappeler un trop grand nombre de choses est assurément l’une des principales causes de la perturbation psychologique. Je m’applique délibérément à oublier sur-le-champ tout ce qui n’est pas important et à jeter sur le papier les données d’une valeur éventuelle (même s’il me faut établir de volumineux dossiers). Je parviens ainsi à rendre ma mémoire disponible pour les faits qui me sont vraiment essentiels. »
Il n’est pas un domaine où la prise de notes ait plus d’importance que dans le cas des appels téléphoniques concernant le service, les affaires ou les engagements. Tous les faits mentionnés doivent alors être notés au cours de la conversation. Certaines entreprises utilisent du papier de couleur pour prendre note des appels, afin que la fiche soit plus facile à distinguer des autres papiers.
Pour avoir des idées claires
Les mots contribuent à la précision de la pensée. Le seul fait d’écrire quelque chose favorise la concentration de l’esprit et aide à trouver des solutions. En veillant à grouper les notes connexes et à écarter les autres, vous saurez que telle collection de notes contient tout ce qu’il vous faut pour le travail en chantier : les faits et vos opinions sur ces faits. Il ne restera qu’à les réunir et à les appliquer à la situation du moment.
Songez à l’assurance et à l’aplomb avec lesquels vous comparez deux idées opposées inscrites sur des notes, d’une part, et l’embarras et le tourment que vous éprouvez s’il n’y a que des atomes d’idées qui s’agitent confusément dans votre cerveau. Les notes vous épargneront la panique des décisions hâtives fondées sur des données nébuleuses.
Il va sans dire que les instructions données par écrit sont moins exposées à être mal communiquées ou mal interprétées. Les risques de malentendu deviennent ainsi beaucoup moindres.
Lettres et notes de service
Celui qui écrit ou dicte une lettre a la possibilité de la lire et de vérifier si elle dit exactement ce qu’il veut dire, si elle est rédigée en termes précis et propres à atteindre le but visé. La lettre permet aussi au destinataire d’en étudier le texte, de l’analyser, d’en peser le pour et le contre.
Lorsqu’il s’agit d’une lettre ou d’un imprimé important, comme une demande d’emploi ou une déclaration d’impôt, il est sage de faire un brouillon. Cela offre l’occasion de réfléchir et à l’exposé des faits et à la manière dont on les expose.
Au sens diplomatique du terme, la note est une communication écrite faite par un gouvernement à son représentant auprès d’un autre gouvernement. Mais, pour la plupart d’entre nous, la note est de beaucoup moins prétentieuse. On raconte que le chef des nouvelles d’un journal avait l’habitude de dicter des notes à son intention personnelle sur les événements à venir. Sa secrétaire les rangeait dans un classeur à date (une chemise pour chaque jour) et les déposait sur son bureau en temps voulu.
Pour gagner du temps
La note de service fait gagner du temps. Dans une entreprise qui ne pratique pas la méthode des notes, on voit, à la porte des responsables, des chefs et des cadres, des files d’employés attendant, dans l’inaction, de pouvoir entrer pour avoir des précisions, solliciter des décisions ou demander des solutions. Là où on la pratique, ces personnes présentent brièvement leurs problèmes par écrit : le patron lit leurs notes entre deux tâches, fait venir l’auteur pour approfondir la question ou obtenir plus de renseignements, ou encore écrit sa décision sur la note et la renvoie. Les choses tournent rond sans qu’il soit nécessaire d’interrompre une réunion, le cours de la pensée ou la dictée d’une lettre. Cela épargne du temps, parce qu’il est plus rapide de lire et d’apprécier une note et d’y répondre, que d’avoir un entretien avec quelqu’un.
La note doit renfermer assez de renseignements pour pouvoir être comprise s’il est besoin de la relire, des mois peut-être après qu’elle a été rédigée. Ce moyen de communication ne se prête ni au style fignolé ni aux phrases sonores ni aux explosions de sentiments. C’est un écrit vraiment réaliste, dans lequel on dit clairement ce que l’on a à dire sans plus.
Certains se font un devoir de rédiger des rapports des travaux et des conférences auxquels ils participent comme s’ils avaient à en rendre compte à quelqu’un ; ils conservent ces rapports pour mieux ordonner leurs idées. D’autres tiennent un compte suivi d’une opération, du début à la fin.
Utilité de la « mémoire de papier »
L’homme d’affaires moderne voit les conférences et les réunions se multiplier. Il en a même parfois trois ou quatre par jour. Le seul moyen pour lui de conserver son équilibre et de participer utilement aux délibérations est de rédiger des notes. Lorsqu’une réunion est convoquée, à l’usine, au bureau ou dans un foyer, notez les points que vous voulez soulever et les propositions que vous désirez faire. Prenez ensuite des notes à la réunion, afin d’en rapporter un aperçu exact des décisions adoptées.
Les notes sont un excellent moyen pour prévoir les tâches et les besoins nouveaux. Elles favorisent la prévoyance méthodique, l’une des qualités les plus précieuses de l’homme dynamique. Elles poussent la partie subconsciente de notre esprit à ruminer les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent. Pour qui a une douzaine de notes sur les divers aspects d’une situation naissante, la bataille est à moitié gagnée. Il ne lui reste qu’à étendre ses notes sur son bureau, à juger de la valeur relative et du caractère pratique des idées énoncées et à choisir un plan d’action.
Toute idée concernant des améliorations à apporter à l’atelier, au bureau ou à la maison mérite d’être mise par écrit, avec une note en indiquant le but. Vous aurez ainsi à la fois un mémento et un aperçu des progrès à escompter en matière de rendement, d’économie de temps et d’élimination de travail inutile.
Il est fort pratique de prendre des notes lorsqu’on nous demande des renseignements. Écrivez ce que l’on désire, afin de savoir exactement ce qu’il faut rechercher. S’il est des gens assaillis de demandes imprécises, ce sont les bibliothécaires. Quelqu’un envoie une note ou téléphone pour demander quelque chose, disons sur l’assurance. La bibliothèque a une foule de livres traitant de divers aspects de l’assurance, et le bibliothécaire ne dispose pas d’une boule de cristal pour deviner justement quel secteur d’assurance intéresse le demandeur. En exigeant des précisions au moment de la prise en note, on épargne du temps et l’on évite des désappointements.
On ne saurait trop insister sur l’importance de la forme écrite dans les conventions. Tout marché qui intervient entre des personnes comporte un certain contrat. Or, selon le code, le contrat est « une convention par laquelle deux ou plusieurs personnes s’obligent, moyennant considération suffisante, à faire ou à ne pas faire quelque chose. »
Il est fort courant, dans les affaires de la vie quotidienne, de traiter avec un particulier ou une firme sans document officiel, mais l’homme avisé veillera à ce que les contrats importants et les engagements onéreux soient couchés par écrit pour sa protection.
Dans les marchés pour fourniture de biens ou de services, précisez bien les conditions et établissez-les par écrit. Assurez-vous que la quantité, la qualité, la date de livraison, le prix total et les modalités de paiement sont spécifiés. S’il s’agit de services à fournir pendant une certaine période, faites la distinction entre un mois de calendrier et quatre semaines. En arrêtant ces détails par écrit, on s’évite des ennuis et des disputes.
Dans toute affaire importante conclue de vive voix, que ce soit directement ou par téléphone, la règle d’or, en l’absence de contrat officiel, est celle-ci : écrivez immédiatement pour confirmer le marché. Ce faisant vous exclurez toute possibilité de malentendu.
Les notes servent à bien des choses
Avoir des notes sur les tâches à accomplir, c’est se prémunir contre l’expédient illusoire qui consiste à s’attarder aux travaux agréables pour chasser de notre idée ceux qui sont plus importants, mais moins faciles. Il s’agit alors de classer ses fiches par ordre de priorité pour être sûr de commencer par les choses essentielles.
Nous vivons dans un monde où l’on travaille, et notre travail doit se faire. Ce travail ne se limite pas à ce que fait l’ouvrier à son établi, l’employé à son bureau ou la maîtresse de maison dans sa cuisine. Combien de fois ne sommes-nous pas appelés, dans notre vie sociale ou de citoyen, à faire des choses sans rapport avec notre gagne-pain, les réceptions par exemple ?
Il y a bien des façons de tenir une liste des noms et adresses des personnes auxquelles on a le plus souvent affaire : sur des fiches classées alphabétiquement (une boîte à recettes avec des fiches de 5″ x 3″ est idéale pour le foyer ou le bureau) ; dans un calepin à index alphabétique ; sur une feuille de papier fort épinglée au mur ou sur un tableau de feutre.
Noter ses achats et ses dépenses est une règle vitale pour joindre les deux bouts. C’est particulièrement nécessaire pour qui achète à crédit, même s’il s’agit d’un crédit de trente jours. Avec une liste de ce que l’on veut acheter, les courses sont plus faciles et la sécurité du budget mieux assurée. Il est plus agréable de grouper les articles selon la spécialité du fournisseur : épiceries, matériaux de construction, ameublement, etc. On peut même subdiviser la liste des épiceries par rayons, ce qui épargne des pas et du temps. Les notes sont aussi un bon moyen de tenir compte des échéances.
La réunion des idées
Vous pensez peut-être rapidement, mais la réflexion a besoin de faits pour travailler, concevoir des idées et résoudre des problèmes. Il faut que ces faits existent sous une forme qui permet de se les rappeler dès que c’est nécessaire, et les notes sont le seul moyen sûr de toujours avoir les renseignements sous la main.
On trouve dans les livres beaucoup de choses utiles, et le propre du véritable intellectuel est de prendre des notes.
Notez, dans les volumes et les autres publications que vous lisez, tout ce qui pourrait vous servir dans une situation à venir. On recueille des notes pour écrire un roman, une autobiographie, l’histoire de sa famille ou celle de son entreprise, ou une pièce ou un poème.
Lorsque Anatole France, surnommé le plus grand prosateur de sa génération, décida d’écrire sa Vie de Jeanne d’Arc, son secrétaire nous dit qu’il tira d’une armoire à linge une housse à matelas remplie à craquer et attachée avec des épingles de sûreté. En défaisant les épingles, une avalanche de bouts de papier se répandirent sur le parquet. Il y avait là des milliers de notes griffonnées sur des dos d’enveloppes, de feuilles arrachées à des carnets ou à des programmes de théâtre, de coupures de journaux et de revues. C’était les idées que l’écrivain avait saisies au vol dans ses promenades au Bois de Boulogne, dans son fauteuil de théâtre, sur la banquette d’un train et même dans ses moments d’insomnie.
Dans une lettre adressée au Bulletin mensuel un lecteur écrivait : « J’ai pris autrefois la résolution de tenir un journal où j’inscrirais chaque jour toutes les bonnes idées que m’offriraient les autres ou qui me viendraient à l’esprit. Il y aura 18 ans le mois prochain que je le fais sans jamais avoir oublié. Au début, c’était extrêmement difficile, mais au bout d’un an ou deux, la chose devint un plaisir. »
Montaigne, né en 1533, était un homme d’une curiosité intellectuelle insatiable. En 1580, il crée un nouveau genre littéraire en publiant ses Essais. Ce qui nous intéresse ici, dans cette oeuvre encore éditée de nos jours, c’est que, si l’on en juge par l’abondance des citations, l’auteur devait avoir pris assidûment des notes. « Quiconque, écrit-il, voudrait connaître la source des vers et des exemples que j’ai accumulés dans cet ouvrage me mettrait dans un grand embarras en me demandant de la lui dire … J’ai cueilli les fleurs aux bords de la route, le long des ruisseaux et dans les prés, et seul le lien qui me sert à les réunir est de moi. »
Pour retrouver ses notes
Le bloc-calendrier sur lequel vous notez les choses à faire et les engagements à tenir est ce qu’il y a de plus important après votre pendule pour bien organiser l’emploi de votre temps. Certains trouvent le calendrier mural plus pratique s’il offre assez d’espace pour écrire à côté de chaque date.
Certaines échéances, certaines obligations professionnelles ou sociales reviennent à intervalles réguliers : chaque année, chaque trimestre, chaque mois. Il est commode d’avoir un agenda perpétuel pour les noter. Sur ce genre d’agenda, les mois et les dates sont imprimés, mais non les années ni les jours de la semaine. On y inscrit les choses qu’il faut faire à certaines dates : assurances à payer, cadeaux d’anniversaire à offrir, cartes de souhaits à adresser ; salaires du personnel à revoir ; charbon ou mazout à commander et cent autres affaires toujours à recommencer.
Datez tout ce que vous écrivez. Rien n’est plus irritant que de rechercher en vain une date sur une note ou au dos d’une photographie. Mais attention aux dates télégraphiques. Les habitudes diffèrent en cette matière : « 1/6/72 » peut représenter le 6 janvier ou le 1er juin.
C’est une excellente pratique que de toujours avoir un bout de papier ou une fiche sous la main pour prendre note de ce qui frappe notre esprit ou notre vue. L’inspiration passe, parfois même la nuit, et ne revient pas.
Beaucoup – et ce ne sont pas tous des poètes – dorment avec un bloc-notes et un crayon, à portée de la main, sur leur table de chevet. L’homme qui eut l’idée de fabriquer des grilles d’atterrissage pour que l’on puisse construire rapidement des terrains d’aviation, nous dit : « Le lit, le calepin et le crayon sont d’un grand secours pour concevoir des idées. La nuit dernière encore, j’ai barbouillé plus de quatre feuilles de papier dans l’obscurité ; ces notes renferment peut-être la solution d’un de mes problèmes actuels. »
Les fiches sont le moyen le plus maniable pour prendre des notes. Elles se glissent facilement dans une poche ou un sac à main. On peut les classer par ordre alphabétique ou par sujets et les ranger dans une boîte ou un tiroir.
L’ordre est très précieux pour retrouver sa documentation. Au lieu de mettre ses notes et ses coupures dans une housse de matelas, comme Anatole France, ou de les jeter pêle-mêle dans un tiroir, fixez un endroit où vous pourrez les garder et les consulter facilement.
Certains préfèrent des albums de découpures, où ils inscrivent ou collent, dans des sections divisées par des guides à onglets, leurs notes portant sur des sujets connexes. Un médecin avait une bibliothèque où presque tous les livres bombaient dans leur reliure. Au lieu de classer les articles qu’il détachait des revues spécialisées, il les glissait dans les volumes traitant des mêmes questions. Cette méthode, disait-il, lui permettait de trouver sous une seule couverture, les principes de base et les derniers progrès du traitement des maladies.
Moyen de perfectionnement
L’un des plus grands avantages de la pratique de prendre des notes est qu’elle nous incite à nous perfectionner.
Avez-vous déjà songé au temps qui se perd à attendre : attendre l’autobus ou le train, attendre les gens en retard, attendre le dîner, attendre une émission de télévision, attendre que madame ou mademoiselle soit prête pour sortir. Chacune de ces minutes d’attente est une occasion de réfléchir et de noter vos considérations sur les fiches que vous avez dans vos poches.
Ces notes porteront sur les « trucs du métier », sur les progrès accomplis dans votre spécialité, sur le titre d’un livre dont on vous a parlé, sur une idée de perfectionnement personnel suscitée par l’exemple des autres. Elles serviront encore à fixer l’une de ces inspirations fugitives qui échappent à la mémoire lorsqu’on veut se les rappeler.
Observer avec attention ce qui se passe autour de nous et prendre des notes, c’est un avantage à la portée de tous. Cela nous permet de rester en contact avec la vie. C’est aussi un moyen de se tenir à la page, de rester jeune et dynamique.